Kopieren, lochen, abheften - im digitalen Büro mit zwei Mausklicks erledigt

Vor ein paar Jahren geisterte das Schlagwort “papierloses Büro” durch die Medien. Inzwischen scheint das Thema abgehakt zu sein. “Papierlos” ist fern der Realität in vielen Büros. Besonders in der Bestattungsbranche wird noch viel mit Papier hantiert. Das verändert sich zunehmend, denn digitalisierte Arbeitsabläufe sind immer komfortabler zu handhaben. Willkommener Nebeneffekt: die Umweltbelastung sinkt.


Im Jahr 2015 wurden in Deutschland 253 Kilogramm Pappe, Papier und Karton pro Einwohner verbraucht. Deutschland, die Schweiz, Österreich und Liechtenstein gehören weltweit zu den zehn Spitzenreitern beim Papierverbrauch pro Einwohner. Zwar beträgt die Altpapierrücklaufquote in Deutschland inzwischen rund 73 Prozent. Doch immer noch werden viele Papiere aus Holz hergestellt. Zusammen mit dem Energie- und Wasserverbrauch und der Nutzung von Chemikalien wird damit unsere Umwelt stark belastet. (Quelle: Umweltbundesamt)

“Papierlos” ist Mumpitz, “papierreduziert” ist machbar

Es wird noch eine Weile dauern, bis die Standesämter so weit sind, dass Sterbefallanzeigen digital abgewickelt und digital signierte Sterbeurkunden zum Standard werden. Auch wird es weiter Lieferanten geben, die in der Entwicklung der Kommunikationsmittel beim Faxformulare für die Bestellung stehen geblieben sind. Nicht nur in der älteren Generation gibt es Menschen, denen es Sicherheit gibt, wenn sie etwas Schwarz auf Weiss in der Hand halten können. Doch viele E-Mails und andere Dokumente landen Tag für Tag überflüssigerweise auf dem Drucker statt in elektronischen Archivordnern. Es geht nicht darum, das Papier komplett abzuschaffen. Aber wer Kosten, Platzbedarf und Arbeitszeiten für ein Informations- und Dokumentenmanagement durchrechnet, wird schnell merken, welches Einsparpotential hier verborgen ist.

Digitalisierung zu vernünftiger Umgang mit Papier gehen Hand in Hand

Wer einen funktionierenden Ablage- und Archivierungsplan besitzt und ihn auch einhält, kann sich glücklich schätzen. Wer keinen hat bildet Stapel, nimmt Papiere mehrfach in die Hand, locht und heftet ab, sucht bestimmte Informationen (”Wo habe ich das nochmal abgeheftet?”), sucht bestimmte Ordner (”Wer hat Ordner XYZ nicht ins Regal zurückgestellt?”). Viele könnten geschätzt die Hälfte aller Papierakten entsorgen, nur kennt sich im Betrieb niemand mit den Regeln aus. “Buchhaltung muss 10 Jahre aufgehoben werden.” Über dieses Grundschulwissen kommt so manch einer nicht hinaus. Also landet vieles im Ablagestapel, wird bestenfalls gelocht und in einem Ordner abgeheftet. So manches Bestattungshaus investiert lieber in den Ausbau des Lagerraums und neue Aktenschränke als in eine Beratung über Archivierungsvorschriften und einen guten Workflow für Routineaufgaben, in dem Digitales und Gedrucktes eine sinnvolle Kombination bilden.

Digitale Systeme erleichtern die Arbeit

Informationen im Internet machen manches Archivieren überflüssig. Warum Prospekte abheften, wenn die Information, sei es Produktpalette, Preisliste und Adresse stets aktuell im Internet steht und ein Lesezeichen im Browser genügt? Warum sich langwierig Ordnerstrukturen ausdenken, wenn in einer tagbasierten Software alles viel schneller geht. Mit „tag“ ist nicht der Tag einer Woche gemeint, sondern ein tag (englisch für Etikett). Es handelt sich um ein Stichwort, das den Inhalt von einem Dokument, einer Bild- oder Videodatei beschreibt. Die Digitalisierung von Dokumenten und Belegen geht mit speziellen Scannern schnell von der Hand. Egal ob eingescannt oder bereits digital erhalten, im elektronischen Archiv wird alles an zentraler Stelle abgelegt. Kopien in unterschiedlichen Versionen, die sich in Aktenordnern stapeln, gehören der Vergangenheit an. Informationen stehen jederzeit am Arbeitsplatz zur Verfügung, wenn in der Cloud gespeichert sogar von unterwegs. Was sich digital an andere übermittelt lässt, geht in den elektronischen Briefkasten. Papier, Briefumschlag, Porto und Weg zum Briefkasten werden eingespart.

Nicht jedes Papier gehört ins Altpapier

Auch bei hohem Digitalisierungsgrad im Büro, bleibt hereinkommende Post. Wer sich mit einem Blatt Papier vor der Nase besser konzentrieren kann, muss nicht darauf verzichten. Deshalb noch einige Hinweise für einen umweltbewussten Umgang mit dem anfallenden Papier. In vielen Büros steht unterm Schreibtisch eine Kiste, in die alles reinkommt, was nach Papier oder Pappe aussieht. Doch aufgrund der Umweltbelastungen beim Recycling gehören Tapeten, Thermopapier (Kassenzettel, Fahrkarten), imprägnierte oder geleimte Papiere (Plakate), Papiere mit nichtwasserlöslichem Kleber (Post-it, Adressetiketten, Selbstklebeverschluss bei Kuverts) und Lackpapiere in den Restmüll. Verbundmaterialien wie Getränkekartons gehören in den Gelben Sack.

Maßnahmen, die die Umwelt entlasten

  • “Denke nach, bevor Du druckst“. Auf Englisch ganz knackig: “Think before you print“.
  • Recyclingpapier nutzen (am wirkungsvollsten für den Umweltschutz ist die Produktkennzeichnung Blauer Engel).
  • Unerwünschte Kataloge, Prospekte und Zeitschriften abbestellen.
  • Auch Recyclingpapier sparsam verwenden.
  • Duplexfunktion des Druckers nutzen und beidseitig ausdrucken.
  • Unnötige Informationen aus der zu druckenden Datei mit Green-Printing-Software entfernen.
  • Für interne Drucke den Entwurfsmodus nutzen.

Die beiden größten Hürden, die zu nehmen sind, liegen erfahrungsgemäß ganz zu Beginn. Es ist zum einen die eigene Bereitschaft, sich auf ein neues System umzustellen und zum zweiten den konkreten Schritten Priorität einzuräumen. Die technischen Möglichkeiten sind längst vorhanden. Auch für technische Laien gibt es inzwischen viele Lösungen, die leicht zu handhaben sind. Eine davon ist Quickform, unser System für digitale Abmeldungen. Wir beraten Sie gerne.