Die Bestattungsbranche ist genauso bunt und vielfältig wie das Leben. Da gibt es den Zweimannbetrieb, das kleine familiengeführte Beerdigungsinstitut, mittelständische Bestattungshäuser bis hin zu großen Filialanbietern mit Präsenz in ganz Deutschland. Genauso unterschiedlich wie die Unternehmensstrukturen sind auch die Strategien der einzelnen Häuser, Aufträge zu bearbeiten und abzuwickeln.
Die Welt der Auftragsbearbeitung: der Status quo.
Bestatter arbeiten mit allen gängigen EDV-Programmtypen – vor allem und immer noch mit den wohlbekannten Programmen zur Textverarbeitung und Tabellenkalkulation wie MS Word und Excel. Und dann gibt es da natürlich noch eine ganze Palette an ERP-Systemen unterschiedlichster Art. Hier werden Softwarelösungen genutzt, die allgemein für kaufmännische und handwerkliche Berufszweige oder eben ganz spezifisch nur für die Bestattungsbranche entwickelt sind.
Was sind ERP-Systeme noch gleich?
Das Kürzel ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet eine Softwarelösung zur Ressourcenplanung eines Unternehmens. Dabei werden eine Vielzahl an Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten in einer zentralen Datenbank verarbeitet und gespeichert.
ERP-Lösungen sind also Systeme, die grundsätzlich zur Steuerung sämtlicher in einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse eingesetzt werden und enthalten unter anderem folgende Funktionalitäten:
• Qualitäts- und Projetmanagement
• Finanz- und Rechnungswesen
• Einkauf
• Produktion
• Materialwirtschaft
• Vertrieb/Marketing
• Personalwesen
• Controlling
Gar nicht leicht: Welche Bestattersoftware passt zu mir?
Wenn Sie nun ein Bestattungsunternehmen gründen, die Übernahme eines Hauses planen, vor Strukturveränderungen im Betrieb stehen oder sich schlicht und ergreifend weiterentwickeln möchten, haben Sie es sichtlich schwer. Selbst wenn für Sie schon einmal feststeht, dass Sie zukünftig eine Branchensoftware nutzen wollen, die auf Ihre Bedürfnisse als Bestatter zugeschnitten ist. Dann stehen Sie genauso vor der Herausforderung, in der Vielfalt der Angebote die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Was jetzt wichtig ist: Ein roter Faden!
Rapid Data setzt seit jeher auf individualisierte ERP-Lösungen für Bestatter. Nach mittlerweile über 30 Jahren Erfahrung in stetiger Weiterentwicklung der Branchensoftware PowerOrdo steht eines fest: Jeder erfolgreiche Weg zu einer Anwendungssoftware für die Auftragsabwicklung in einem Bestattungshaus folgt einem gut durchdachten roten Faden. Wie dieser Weg entlang am roten Faden aussehen kann, erfahren Sie jetzt!
Ihr Weg zur Branchensoftware: 10 praktische Tipps, die jeder Bestatter kennen sollte.
1. Immer der erste Schritt: Klarheit schaffen!
Machen Sie sich Gedanken über ihre Ziele. Was wollen Sie überhaupt erreichen? Was wollen Sie ändern und verbessern? Welche Voraussetzungen sind gegeben, welche müssten erst geschaffen werden? Geht es rein um eine schnellere Auftragsabwicklung oder um die generelle Optimierung aller unternehmerischen Prozesse? Hinterfragen Sie sich also, was Ihre Ansprüche sind und denken Sie auch mal über den Tellerrand hinaus.
2. Nur Mut: Vergleichen Sie!
Um Personalressourcen und das Budget zu schonen, sind eine gute Planung und das systematische Vorgehen umso wichtiger. Beschäftigen Sie sich mit potentiellen Anbietern und vergleichen Sie gebotene Leistungen. Fragen Sie Bestatterkollegen nach Ihren Erfahrungen. Hören Sie bei allen Entscheidungen aber immer auch auf Ihr Bauchgefühl – schließlich geht es um Ihr Unternehmen und Ihre Ansprüche und Wünsche. Treffen Sie dann eine Vorauswahl.
3. Das A und O: die unverbindliche Beratung.
Haben Sie den gleichen Anspruch an Ihre Software wie an Ihre Arbeit! Lassen Sie sich also grundlegend und ausführlich beraten. Stellen Sie Fragen und hinterfragen Sie die angebotenen Dienstleistungen. Holen Sie sich ruhig mehrere Angebote ein. Achten Sie darauf, dass Sie direkte Ansprechpartner haben und dass man Sie in allen Belangen ernst nimmt. Bei allem gilt: Investieren Sie genügend Zeit in gute Vorüberlegungen und in produktive Gespräche mit Anbietern.
4. Grundlegend wichtig: die Systemanalyse.
Wie arbeiten Sie bisher? Welche Programme oder Software nutzen Sie derzeit für die Bearbeitung Ihrer Trauerfälle und Vorsorgeverträge? Welche Arbeitsprozesse sind ausgelagert und werden rein händisch erledigt? Welche Daten gilt es zwingend zu übernehmen? Was ist dabei sinnvoll, was nicht?
Der Istzustand ist die Basis für alles Weitere. Ganz gleich, für welchen Dienstleister Sie sich entscheiden: Der zukünftige Anbieter Ihrer Bestattersoftware sollte Sie an die Hand nehmen und Ihr Unternehmen grundlegend verstehen. Und: Natürlich auf Ihre Ansprüche und Wünsche eingehen. Wenn etwas nicht umsetzbar ist, sollten Sie eine Alternative geboten bekommen.
5. Niemals unterschätzen: Ein gutes Auslieferungskonzept mit Zeitplan.
Nachdem Ihr Istzustand hinreichend mit dem Sollzustand abgeglichen ist, werden Zuständigkeiten geklärt und Zeitpläne erstellt. Wann kann die Installation der Software starten? Zum Jahreswechsel? Oder doch lieber zu Ihrem gewünschten Stichtag? Was muss überhaupt bis wann erledigt werden? Was müssen Sie selbst tun und vorbereiten, was zuliefern? Gibt es in Ihrem Betrieb einen Mitarbeiter, der das erledigen kann und dann aus dem Tagesgeschäft genommen werden muss? Und was übernimmt Ihr Dienstleister für Sie bzw. wie kann er diesen Prozess mitgestalten?
Eine effiziente Auslieferung der Bestattersoftware mit Ihren Datensätzen benötigt immer Manpower und Vorbereitungszeit. Legen Sie also eine gesunde Skepsis an den Tag, wenn man keine Aufgabenbereiche und Zeiträume mit Ihnen absteckt. Obendrein enthält so ein Fahrplan immer auch Detailabsprachen wie zum Beispiel zum Formularwesen oder dem Management von Checklisten. SIE legen fest, welche Druckausgaben Sie benötigen und wie Sie Ihre Laufzettel/Checklisten zur Auftragsbearbeitung organisieren möchten. Ihr Dienstleister sollte Ihnen entsprechende Möglichkeiten einrichten.
6. Installieren & Lernen: Die Systemauslieferung & Schulung.
Ihre Software zur Auftragsbearbeitung wird erst dann installiert, wenn alle Funktionen maßgeschneidert für Ihr Unternehmen konfiguriert wurden. Alle Zusatzfunktionen sind enthalten und technische Voraussetzungen geschaffen – sodass Sie sofort mit Ihrem System arbeiten könnten. Von einzelnen Rechnungsnummern bis hin zum vollständigen Übersichtsplan aller im Unternehmen eingesetzten Positionen ist entsprechend alles vorhanden.
So eine Auslieferung beinhaltet auch immer eine Programm-Schulung und den dazugehörigen Feinschliff. Sie und Ihre Mitarbeiter sollten eine umfassende Einführung in das Handling der Software bekommen und lernen, welche Funktionen für Sie wichtig sind: Welche Daten müssen in welche Eingabemaske übertragen werden? Wie pflege ich Termine und Rechnungspositionen? Und was tue ich, wenn ich etwas nicht finde oder etwas schief geht? Wichtig: Ihr Softwareanbieter sollte Funktionen noch während der Einführung und Schulung für Sie feinjustieren können, ohne dass Sie lange darauf warten müssen.
7. The Best case: Begleitende Inbetriebnahme über einen bestimmten Zeitraum.
Die umfassende Betreuung durch Ihren Softwarepartner ist ein Muss! Gerade in der Anfangsphase können ungeahnte Probleme auftreten und Sie stehen dann vor ungeklärten Fragen. Deshalb ist es empfehlenswert, die Software zusammen mit einem festen Ansprechpartner in Betrieb zu nehmen. So fangen Sie gemeinsam an, alltägliche Aufgaben zu bearbeiten und dem Tagesgeschäft nachzugehen. Währenddessen steht Ihr Ansprechpartner immer zur Verfügung und kann Ihr Programm bei Bedarf gleich weiter für Sie spezialisieren.
Eine ganz persönliche Schulung vor Ort im eigenen Betrieb mit der gesamten Belegschaft ist und bleibt dabei der Königsweg. Man lernt seinen Ansprechpartner persönlich kennen und kommt viel eher noch dazu, gezielte Fragen zu stellen.
8. Technik-Experten & Service: am besten Alles aus einer Hand!
Server, Computer, Monitore, Drucker oder Scanner gehören mittlerweile auch zur Grundausstattung eines Bestattungshauses. Bietet Ihnen Ihr Dienstleister also auch einen konkreten Servicepartner, wenn es um Fragen in punkto Hardware geht? Haben Sie einen IT-Experten im Haus oder benötigen Sie einen externen Fachmann? Und was ist eigentlich, wenn Sie mal eine Frage haben, die kurzfristig beantwortet werden muss, da sonst die Geschäftsprozesse stillstehen? Bietet Ihnen Ihr Dienstleister jederzeit Support oder können Sie diesen nur unter bestimmten Bedingungen und Extrakosten in Anspruch nehmen?
Ideal ist es, wenn Soft- und Hardware aus einem Hause kommen und Ihnen entsprechendes Know-how und Support aus einer Hand zur Verfügung steht. Schließlich ist eine hervorragende Software ohne funktionierende Hardware nicht viel Wert. Erst recht nicht, wenn die Menschen fehlen, die Ihnen maßgeschneiderte Lösungen schaffen können.
9. Essentiell: Zukunftssicherheit!
Optimierung ist ein Prozess – ganz besonders in der Welt der Technik. Ihr Softwareanbieter sollte ohne Ihr Zutun und ohne stetige Zusatzkosten für Aktualität aller Funktionen sorgen. Zudem sollte Ihre Anwendungssoftware so sicher etabliert sein, dass Sie nach Jahren immer noch einsetzbar ist und am Markt Bestand hat. Übrigens: Anpassungen oder Updates sollten Sie in Ihrem Tagesgeschäft nicht behindern.
10. Schnittstellen & Endkundenansprache
Schnittstellen zur Buchhaltung, zu Trauerdruck-Programmen oder auch zu digitalen Abmelde-Systemen sind mittlerweile fest etabliert. Achten Sie also darauf, dass Ihre Bestattersoftware auch einige Zusatz-Tools bietet. Und noch viel wichtiger: Welche Schnittstellen gibt es, die eine Brücke zu Ihren Kunden baut? Können Sie zusätzliche (digitale) Services anbieten, die auch Ihre Kunden nutzen können, wie zum Beispiel Online-Gedenkseiten oder Plattformen, die Hinterbliebenen Ab- und Ummeldungen ermöglicht?
Das große Thema Software: Was bleibt?
Ganz klar: Jedes Unternehmen ist anders und hat seine eigenen Ansprüche. Und Bestattersoftware ist und bleibt immer auch Geschmackssache! Dennoch passt sich eine Software immer dem Unternehmen an – niemals umgekehrt.
Denken Sie auch daran: Jede Software ist immer nur so gut, wie sie eingesetzt wird. Das beste Programm nützt Ihnen also gar nichts, wenn Sie Ihre Daten unzureichend pflegen oder die Mitarbeiter nicht damit arbeiten können. Die Branchensoftware PowerOrdo funktioniert – wie jede andere Software auch – nur dann als übersichtlicher und zuverlässiger digitaler Aktenordner, wenn Sie Ihre Daten sorgfältig behandeln.
In punkto Kosten ist eine Abrechnung pro Sterbefall am fairsten und transparent. Lassen Sie sich bei allen Entscheidungen also immer ein Angebot erstellen, das auf Ihre Bedürfnisse hin angepasst ist. Schauen Sie sich darüber hinaus sehr genau an, was Sie für Ihr Geld bekommen. Gibt es Pakete, die über die reine Software hinaus verschiedene Zusatzfunktionen bieten? Können Sie innerhalb eines Paketes auch mal auf weitere Pakete upgraden?
Mehr zu den neuen Power-Paketen von Rapid Data erfahren Sie hier: www.rapid-data.de