Wenn Sie nach einer Branchensoftware suchen, haben Sie es nicht leicht. Schließlich bieten so einige Softwareanbieter attraktive Lösungen. Wie finden Sie in der Vielfalt der Angebote das optimale Software- und Dienstleistungspaket für Ihr Bestattungshaus? Das wollten wir vom führenden Anbieter in Sachen Branchensoftware erfahren und haben mit Sven Hoffmeister gesprochen, Leitung Vertrieb der Rapid Data AG.

Herr Hoffmeister, wie fängt man denn am besten mit der Software-Suche an?

S. H.: Ganz gleich, ob Sie ein Bestattungshaus gründen und sich ganz neu aufstellen oder Ihre Auftragsbearbeitung optimieren wollen – ich empfehle Ihnen, die Leistungen der verschiedenen Softwareanbieter immer zu vergleichen. Nehmen Sie nicht das erste Angebot, weil es vielleicht kostengünstig klingt, bevor Sie nicht ganz genau wissen, was im Kleingedruckten steht. Prüfen Sie, welche Leistungen Sie tatsächlich bekommen und lassen Sie sich dazu ausführlich beraten. Danach können Sie aussortieren.

Worauf sollte ich also genau achten, um Anbieter vergleichen und aussortieren zu können?

S. H.: Ein guter Softwareanbieter berät Sie zunächst unverbindlich, bietet Ihnen Raum zum Fragen stellen und macht auch Lösungswege transparent. Investieren Sie immer genügend Zeit in produktive Gespräche, fragen Sie im Bedarfsfall nach einem zweiten oder dritten Beratungsgespräch und achten Sie darauf, dass Sie direkte Ansprechpartner haben. Schließlich sollte Ihr zukünftiger Dienstleister Ihr unternehmerisches Vorhaben und Ihr Bestattungshaus grundlegend verstehen und natürlich auf Ihre individuellen Ansprüche und Wünsche eingehen. Wenn etwas nicht umsetzbar ist, sollten Ihnen auch Alternativen geboten werden.

Und wenn ich nun einen potenziellen Anbieter gefunden habe – auf welche Qualitätsmerkmale kommt es noch an?

S. H.: Die Inbetriebnahme einer Software benötigt viel Einsatz und Vorbereitungszeit. Daher sollten Bestatterinnen und Bestatter eine gesunde Skepsis an den Tag legen, wenn der Softwareanbieter keine Aufgabenbereiche und Zeiträume mit ihnen absteckt. Ein weiteres Qualitätsmerkmal ist die Programmschulung: Alle Mitarbeiter sollten eine umfassende Einführung in die Software erhalten. Gerade in der Anfangsphase ist es oft nervenschonender, neue Programme zusammen mit einem festen Ansprechpartner zu starten und gleich alltägliche Aufgaben zu bearbeiten. Eine persönliche Schulung vor Ort im eigenen Betrieb oder in einem entsprechenden Schulungszentrum ist und bleibt dabei der Königsweg – sofern das in Zeiten von Kontaktbeschränkungen möglich ist.

Die Entscheidung für eine Softwarelösung ist natürlich mit Kosten verbunden. Was sollten Bestatterinnen und Bestatter dazu wissen?

S. H.: Es gibt allerlei Kostenmodelle, die unterschiedliche Dienstleistungen beinhalten. Es lohnt sich, sehr genau zu prüfen, was Bestattungshäuser für ihr Geld bekommen: Softwareanbieter sollten regelmäßig ohne stetige Zusatzkosten für Aktualität aller Funktionen sorgen. Zudem muss jede Anwendungssoftware so sicher etabliert sein, dass sie nach Jahren immer noch einsetzbar ist und am Markt Bestand hat. Fragen Sie unbedingt nach, wie Programmanpassungen oder Updates ablaufen – sie sollten das Tagesgeschäft keinesfalls behindern!

Natürlich läuft die beste Software nicht ohne funktionierende Hardware. Bestatterinnen und Bestatter sollten sich deshalb erkundigen, ob der Dienstleister einen konkreten IT-Servicepartner oder vielleicht sogar selbst IT-Experten im Haus hat. Ideal ist es, wenn Soft- und Hardware und damit auch der Support aus einem Haus kommen. Dabei sollte klar sein, ob zu den Geschäftszeiten jederzeit Support geboten wird und ob dafür jedes Mal Extrakosten anfallen. Auch ist es immer aufschlussreich, nach Schnittstellen wie beispielsweise zum Krematorium oder zu einer Trauerdruck-Software zu fragen.


Wertvolle Tipps! Was bietet denn Rapid Data von all diesen Qualitäten und Auswahlkriterien?

S. H.:  Alles, was ich Ihnen gerade erzählt habe, setzen wir um. Dabei suchen wir ständig nach neuen Wegen, um unsere Services weiter auszubauen und Bestatterinnen und Bestatter nachhaltig zu unterstützen. Das ist das Ergebnis von über 30 Jahren Erfahrung und auch eines der Geheimnisse unseres Kundenerfolgs.

Grundsätzlich denken wir mit unserem Software- und Dienstleistungspaket sehr vernetzt. Unsere Bestattersoftware PowerOrdo funktioniert wie ein großer digitaler Aktenkoffer, der alles enthält, was für die Auftragsbearbeitung und auf Wunsch auch Buchhaltung wichtig ist. Das bedeutet für Bestattungshäuser höchste Sicherheit und Kontrolle, da alle Daten zuverlässig und übersichtlich abgebildet werden. Gleichzeitig ist PowerOrdo die Quelle, aus der die einmal eingegebenen Daten in weitere Programme fließen und auch wieder zurücklaufen. Dazu gehören beispielsweise die Trauerdruck-Software „Scrivaro", das Gedenkportal, die Fotobuch-Software „Das Erinnerungsbuch“, der Abmelde-Assistent, der auch vom Auftraggeber genutzt werden kann, ein eigenes Services-Center für Bestatterinnen und Bestatter sowie ein Kunden-Center für Hinterbliebene.

Sagen wir es mal so – wenn Sie unsere Beratung in Anspruch nehmen, fragen wir uns als allererstes: Wo stehen Sie jetzt gerade mit Ihrem Unternehmen und was sind Ihre Ziele? Auf dieses Basis schnüren wir gemeinsam mit Ihnen ein individuelles Lösungspaket. Wenn Sie sich dann für PowerOrdo entscheiden, bekommen Sie nicht einfach einen Software-Rohling, sondern immer ein auf Ihr Bestattungshaus maßgeschneidertes Programm zur Auftragsbearbeitung. Auf Wunsch können Sie Ihre Softwarelösung bis hin zur digitalen Kundenbetreuung mit PowerOrdoMAX erweitern.

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