Die Qual der Wahl - Die passende Bestattersoftware finden

Eine Bestattersoftware gehört zur Grundausstattung jedes Bestattungshauses. Entsprechend groß ist das Angebot an Softwarelösungen. Wer eine neue Software benötigt, steht vor er Frage, welches die beste Lösung für das eigene Unternehmen ist. Das herauszufinden ist gar nicht so einfach. Man legt sich auf Jahre hin fest. Wer seine Wahl gut trifft, profitiert von den Möglichkeiten. Wer sich im Vorfeld nicht gründlich informiert hat, bei dem hakt es früher oder später in den Arbeitsabläufen.


Die beste Software

Wer ein Bestattungshaus gründet, wird gleich nach der passenden Software fragen. Anlass sind auch die Übernahme eines Unternehmens oder geänderte Anforderungen im Unternehmen, die mit der bisherigen Lösung nicht zu bewältigen sind. Wer einmal die Erfahrung machen musste, dass die Software über mehrere Tage hinweg klemmt oder ausfällt, macht sich Gedanken über einen Wechsel. Wenn der ganze Betrieb stillsteht und nichts mehr geht, weil man keinen Zugriff mehr auf die Daten hat, wird spürbar, wie wichtig es ist, dass die Bestattersoftware stabil läuft.

Regelmäßig wird in Bestatterforen die Frage gestellt, welche Software andere empfehlen können. Wenig hilfreich ist es für den Fragesteller, wenn einfach die Namen genannt werden. Anders als bei der Empfehlung eines guten Restaurants, geht es nicht um den eigenen Geschmack. Die Entscheidung für eine neue Software ist wesentlich weitreichender als ein Fehlgriff in der Gastronomie. Schon die Frage müsste konkreter gestellt werden, mit Angaben zum eigenen Unternehmen und was die Software konkret können soll. Nur so können andere sagen, welche Ecken und Kanten in der täglichen Arbeit auftauchen, oder welche Erfahrungen sie mit dem Service gemacht haben. Auf den Webseiten der Hersteller ist von den kritischen Punkten verständlicherweise nichts zu lesen. Geschmacksfragen spielen zwar auch eine Rolle, etwa beim Design oder ob man mit der Benutzerführung zurechtkommt. Eine moderne Software so gestaltet, dass der Anwender sie intuitiv nutzen kann, mit wenigen Mausklicks Informationen eintragen kann und benötigte Angaben schnell findet.

Worauf bei einer guten Bestattersoftware zu achten ist

Verschiedene Faktoren geben den Ausschlag, welche Softwarelösung für das eigene Unternehmen geeignet ist. Unternehmensgröße, Anzahl der Sterbefälle und Anzahl der Mitarbeitenden, sind wichtige Eckdaten für eine Vorauswahl. Welche Funktionen sollen integriert, welche als Zusatztool möglich sein? Daten in der Cloud oder auf dem eignen Server? Mobil nutzbar oder nur im Büro. Diese Fragen und noch viele mehr sollte man sich vorab beantworten. So kommt man der passenden Software schon viel näher.
Weitere Kriterien haben wir für Sie zusammengefasst:

Installation und Kosten

  • Klassischerweise ist die Software auf dem eigenen Computer installiert oder einem eigenen Server, über den die verschiedenen Rechner Zugriff auf das Programm haben. Entsprechend der Zahl der Mitarbeiter werden Lizenzen gekauft. Ein Administrator kümmert sich um Installation, Einrichtung, und Updates. Bei dieser Variante entstehen durch den Kauf hohe Anfangskosten. Manchmal kann die Software durch eine zusätzliche App auch mobil genutzt werden. Daten können offline erfasst werden. Offline eingegebene Daten werden dann bei Anbindung an das interne Netz automatisch synchronisiert.
  • Bestattersoftware wird inzwischen auch als Software as a Service (SaaS) angeboten. Dabei wird die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen Dienstleister betrieben und vom Kunden über einen Webbrowser genutzt. Dafür wird ein internetfähiger Computer sowie die Internetanbindung an den externen IT-Dienstleister benötigt. Gezahlt wird ein Nutzungsentgelt. Anschaffungs- und Betriebskosten werden so teilweise gespart, da der Serviceanbieter die komplette IT-Administration, Wartungsarbeiten und Updates übernimmt.
  • Wie ist die Architektur der Software? Welche Schnittstellen sind vorhanden? Können vorhandene Daten problemlos in das neue System übertragen werden?
  • Wie hoch sind die Kosten? Dabei sind die Kauf- von den Mietmodellen zu unterschieden. Welche Anlaufkosten kommen zu den Nutzungskosten hinzu? Hier geht es um Einrichtungspauschalen und Kosten für die Schulung der Mitarbeitenden.

Funktionen

  • Kann neben einem aktuellen Sterbefall auch ein in naher Zukunft liegender Sterbefall einer Akutvorsorge erfasst werden
  • Können Bestattungsvorsorgen verwaltet werden, die sich im Sterbefall unkompliziert in einen neuen Auftrag umwandeln lassen?
  • Ist eine Angebotserstellung möglich?
  • Welche Vorlagen werden benötigt? Können bereits vorhanden Vorlagen flexibel angepasst werden? Können eigene Vorlagen eingepflegt werden?
  • Wie gestaltet sich die Rechnungsstellung? Wird die Kapitalverwaltung oder die Erstellung von Zinsbescheinigungen benötigt?
  • Sind die Wirtschaftsauskunft und eine Bonitätsprüfung bereits integriert?
  • Im Bereich von Datenschutz und Steuerregelungen wurden es in den vergangenen Jahren umfangreiche Änderungen eingeführt. Die Software sollte allen Anforderungen, die durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO -neu seit Mai 2018) und die “Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff” (GoBD - neu seit Januar 2015) gegeben sind, gerecht werden.
  • Welche Schnittstellen stehen zum Datenaustausch mit Lieferanten, Steuerberater oder Krematorien zur Verfügung? Ist eine Anbindung an Microsoft Office gewünscht?
  • Soll aus der Software heraus wie in einem CRM-System (Customer-Relationship-Management) auch die Kommunikation mit den Kunden gesteuert und dokumentiert werden?
  • Sind benötigte Funktionen wie z.B. die Lagerhaltung integriert?
  • Welche Filterfunktionen sind vorhanden? Welche statistischen Daten können ausgewertet werden?
  • Welche Zusatztools werden benötigt? Von Mahnverfahren, über Trauerdruck bis hin zur Zeiterfassung für die Mitarbeitenden ist vieles möglich.

Nutzung

  • Läuft das Programm stabil? Wie sind hier die Erfahrungen anderer Nutzer?
  • Wie schnell reagiert der Support, wenn es irgendwo einmal hakt?
  • Wird die Software vom Anbieter weiterentwickelt und gepflegt?
  • Werden Schulungen angeboten, um in das Programm einzuführen? Finden diese beim Bestatter statt oder muss man dafür verreisen?

Das Zusammenspiel von Columbas QuickForm mit der Software

Die Formalitätenerledigung mit QuickForm findet in einer eigenen Webanwendung statt und lässt sich vollkommen unabhängig von der jeweils verwendeten Bestattersoftware nutzen. Das gilt insbesondere für das Formalitätenportal, welches die Hinterbliebenen nutzen und das in der CI dem Markenauftritt des Bestattungshauses angepasst wird.

Bei Nutzern von PowerOrdo (Rapid Data GmbH) finden sich alle Bestatter-Funktionalitäten von QuickForm (Ab- und Ummeldungen und Digitaler Nachlass) in PowerOrdo selbst. Als sog. Vollintegration ermöglicht das die gewohnte Auftragshandhabung einschließlich der Online-Formalitätenerledigung mit Columba.

Um unseren Kunden die Arbeit zu erleichtern und insbesondere die doppelte Dateneingabe bei der Auftragserfassung zu vermeiden, gibt es außerdem zu folgenden Lösungen passende Schnittstellen (Stand November 2018):

  • Funeraloffice (Fachverlag des deutschen Bestattungsgewerbes GmbH)
  • MEC-Best (mec-software)
  • SDS Bestatter (SDS Software GmbH)
  • RUHE SANFT (Lesny Software-Entwicklung)

Mit weiteren Softwareanbietern, die unsere Schnittstelle ebenfalls für Ihre Kunden einrichten wollen, sind wir im Gespräch. Wer eine dieser Lösungen nutzt, kann gerne beim Anbieter nachfragen, wann die Schnittstelle geschaffen wird.

Die Liste möglicher Auswahlkriterien für die Bestattersoftware ist lang. Nicht jedes Unternehmen benötigt alle Funktionen. Am Ende geben vielleicht neben den Grundfunktionen, die jede Software abdeckt, die benötigte Zusatzfunktionen und Schnittstellen den Ausschlag. Wenn dann noch das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt, steht der neuen Software nichts mehr im Weg.